ถึงแม้ว่าผมจะทำ Network แต่มีอยู่ Part นึงที่ถ้าใช้งานไม่ได้ มันจะคอขาดบาดตายซะยิ่งกว่า Internet ใช้ไม่ได้ซะอีก
นั่นก็คือ Printer ครับ
ในองค์กรที่มี User เยอะๆ แต่มี Printer อยู่ไม่กี่เครื่อง มันจะมีความปวดตับ ของทีม IT ที่ดูแล Printer อยู่มิใช่น้อย
1. การ Add Printer ไม่ควร Add ด้วย IP Address ครับ คุณควรจะทำ DNS Server ขององค์กรขึ้นมา จากนั้นก็ Map ชื่อเข้าไปก้บ IP Address นั้นๆ
ข้อดีก็คือ ทีม IT จัดการง่าย เวลามี Printer เยอะๆ การจำว่า Printer ตัวไหน IP อะไรมันวุ่นวาย
เช่นผมจะตั้งชื่อ printer ตามแผนกครับ
marketing.printer.company.com อะไรแบบนี้ เวลาจะ Manage ก็จะจำง่าย
การใช้ DNS ยังมีข้อดีมากกว่านั้นตรงที่เราไม่จำเป็นต้องยึดติดกับ IP Address ถ้าอยากเปลี่ยน IP Printer เพื่อย้ายวง ในการจัดการหรือขยาย Network ในอนาคตก็สามารถทำได้ง่ายครับ
2. Printer หลายๆรุ่น รองรับการทำ SNMP ตรงนี้ควรศึกษาแล้วนำมาใช้ซะ
SNMP ย่อมาจาก Simple Network Management Protocol เป็น Protocol พื้นฐานที่เอาไว้ทำ Network Monitoring
ถ้าเราเปิดใช้งาน SNMP เราจะสามารถดึงค่าสถานะของ Printer มาดูได้เช่น หมึกเหลือเท่าไหร่ , สถานะ CPU , Ram , network เป็นยังไงบ้าง
โดยที่เราสามารถดึงข้อมูลพวกนี้มาสร้าง Report + ช่วยประเมินสถานการณ์ในอนาคตได้ด้วย อย่างง่ายๆ ก็ถ้าหมึกจะหมด เราก็จะได้สั่งล่วงหน้าอย่างเนิ่นๆได้ทัน ไม่ใช่ปล่อยให้หมึกหมดก่อนแล้วค่อยมาสั่ง
3. Printer หลายๆตัว สามารถทำ Policy Management ได้ เช่น แผนกนี้ ห้ามพิมพ์สี แผนกนี้มี Limit พิมพ์ได้ไม่เกินกี่แผ่นต่อเดือนอะไรแบบนี้ ทีม IT ควรศึกษาฟีเจอร์ตรงนี้ให้หนักๆแล้วเอามาใช้ในองค์กร เพราะมันช่วยประหยัดทรัพยากรบริษัทมากๆ
ผมเคยเจอองค์กรนึง Setup ตัว Printer เอาไว้ว่า ถึงสั่งพิมพ์แล้ว เครื่องจะยังไม่พิมพ์ให้ ต้องมากด Authorized หน้าเครื่องเพื่อยืนยันการพิมพ์ซะก่อน ถึงจะพิมพ์ให้ เพื่อลดโอกาส การพิมพ์ผิด พิมพ์เสีย
4. Printer บางตัวเป็น Scanner ได้!! และที่เล่ามาตั้งนานเกี่ยวกับ Printer ก็คือ เรื่องนี้แหละครับ
การ Scan ของ Printer เนี่ย พอ Scan เสร็จเป็นไฟล์ มันก็จะมีแนวทางหลายๆอย่างที่จะส่งไฟล์นั้นไปให้ User
เช่น FTP ไปยัง Server หรือส่ง Mail ไปยัง User คนนั้นในฐานข้อมูล
ซึ่งที่นิยมมากที่สุดก็คือ ส่งผ่าน SMB ที่เป็น Protocol ของการทำ File Sharing บน Windows
เพราะอะไร??
เพราะเครื่องในองค์กรส่วนใหญ่เป็น Windows และ องค์กรส่วนใหญ่ก็ไม่ค่อยมี IT ที่จะรัน FTP Server ในองค์กรซักเท่าไหร่ และถ้าจะส่ง Email ก็จะเจอปัญหา Mailbox เต็มบ้าง ส่งไม่ถึงเพราะติด Spam บ้าง อะไรแบบนี้นะครับ
ก็เลยใช้การ Scan แล้วยิงตรงเข้าเครื่องของพนักงานนั้นๆผ่าน Shared Drive แต่วิธีนี้ โคตรจะไม่ควรใช้มากๆ
สาเหตุก็เพราะ
1. เครื่องในองค์กร ส่วนใหญ่จะเป็น DHCP การที่ IP Address เปลี่ยนไป เปลี่ยนมา ก็จะทำให้ Printer ไม่สามารถใช้ค่าที่ Set เอาไว้ในการส่งไฟล์ที่ Scan ไปยังเครื่องเป้าหมายได้ และถึงจะแก้ด้วยการ FIX IP ก็ไม่เหมาะกับองค์กรที่มี คอมพิวเตอร์มากๆอยู่ดี เพราะถ้าออกแบบไม่ดี IP Address ไม่พอ ก็จะไปเจอปัญหาอื่นในอนาคตแทน
2. การเปิด Share Drive ที่มี Write Permission ทิ้งไว้ เป็นเรื่องโคตรอันตราย เพราะไวรัส สามารถใช้ช่องทางนั้น ติดเชื้อมายังเครื่องทั้งหมดในองค์กรได้
3. ไฟล์ที่ Scan อาจจะเป็นเอกสารที่เป็นส่วนตัวมากๆ การที่เอาไปทิ้งไว้ใน Folder ที่ใครก็ได้สามารถเข้าไปได้ อาจจะไม่ใช่เรื่องที่ถูกต้องตาม Policy ครับ
ทางที่ถูกต้องก็คือ คุณควรจะหา File Server กลาง ที่รองรับระบบ Directory ของ User ทั้งองค์กร และ User ทั้งองค์กรก็จะมี Folder ของใครของมัน ที่ คนอื่นไม่มีสิทธิ์ Login เข้ามาดูได้
จากนั้นค่อยให้เครื่อง Printer ทำการ Scan แล้วส่งไปยัง Folder ของใครของมันผ่านระบบ Login ของ User แต่ละคนครับ
ข้อดีของการทำแบบนี้ก็คือ
– ไฟล์ที่ Scan ปลอดภัย เพราะคนอื่น Access มาดูไม่ได้ (ยกเว้น admin ล่ะนะ)
– ลดความเสี่ยงในการเปิด Shared Drive เพื่่อลากไวรัสเข้ามาในระบบ
– เราสามารถกำหนด Quota ของ Folder แต่ละคนเพื่อลดความเสี่ยงที่จะใช้พื้นที่เยอะเกินจนทำให้ Storage กลางเต็มก็ได้
ที่เล่ามาขนาดนี้ก็คือ พอดี ไปวางระบบให้องค์กรนึงแล้วเค้าไม่รู้ว่ามันทำแบบนี้ได้ เค้าก็ไปเอาช่าง Printer ของผู้ให้บริการมา Set แล้วก็โยนไปโครมๆ บน Share Drive ของใครของมัน พอผมไปเห็นเข้า ผมก็แจ้งว่า จริงๆแล้ว เรามี NAS ที่สาขาใหญ่นะ ผมเลยใช้วิธี ทำ VPN Site to Site เชื่อม สำนักงานใหญ่กับสาขาเข้าด้วยกัน
จากนั้น เมื่อมีใคร Scan ไฟล์นั้นจะถูกโยนไปที่ NAS ของสำนักงานใหญ่ ที่ทำหน้าที่เป็น Directory Server ไปในตัวด้วย ใช้ User เดียว เที่ยวทั่วโลก Login ได้ทุกๆ Service ขององค์กร ผ่านระบบฐานข้อมูลเดียว รวมไปถึงการ Scan ด้วย
จากนั้นลงระบบ Cloud บน NAS ตัวนั้น ทำให้มันกลายเป็นเหมือน Dropbox ประจำองค์กร เวลาใคร Scan อะไร นอกจากส่งเข้ามาที่เครื่องตรง ยังส่งเข้ามือถือได้โดยอัตโนมัติครับ